HRD atau Human Resource Department biasanya adalah departemen yang paling sibuk dan kekurangan staf di satu perusahaan. Bayangkan, 5 staf yang harus menangani seluruh tugas HR di perusahaan yang memiliki lebih dari 100 karyawan, mereka harus berurusan dengan berbagai dokumen sekaligus memastikan hubungan antara karyawan dan perusahaan terjalin dengan baik.
Untuk mempermudah pekerjaan mereka, HR department perlu melakukan otomatisasi pada proses kerja mereka dan menghindari melakukan pekerjaan yang dilakukan secara manual. Menurut Forbes.com, “Sebagian besar pekerjaan Human Resources sekarang dapat diotomatisasi.”.
Mengapa perlu otomatisasi human resource ?
Maka, sekarang sudah saatnya untuk mengubah HRD yang sebelumnya adalah departemen yang penuh dengan proses manual, pengulangan yang membosankan, tumpukan dokumen dan pemicu stres lainnya, dan mulai menikmati manfaat otomatisasi SDM.
Ketika departemen HR sudah mengotomatiskan tugasnya, maka sebagian besar proses operasional HRD seperti alur kerja, perhitungan gaji, klaim, cuti dan kehadiran akan berjalan lebih efisien. Selain itu, mengotomatiskan tugas SDM akan mengurangi kesalahan (human error) yang mungkin terjadi saat mereka mengerjakan tugas secara manual. Jika pekerjaan HR sudah berjalan lebih efisien dan terotomatisasi, maka HRD bisa lebih fokus pada inisiatif strategis.
Tugas Human Resource yang bisa diotomatiskan
Jadi, apa saja pekerjaan HRD yang perlu dihindari untuk dilakukan secara manual dan mulai dijalankan secara otomatis?
Pencatatan kehadiran dan jam kerja
Tugas pertama yang perlu ada dalam daftar otomatisasi Human Resource adalah pencatatan waktu dan kehadiran. Karena mengelola jam kerja dan kehadiran di perusahaan seringkali membutuhkan perhitungan yang memakan waktu, pengetahuan peraturan ketenagakerjaan, dokumentasi, dokumen, dan persetujuan dari manajemen perusahaan.
Hal ini berpeluang menimbulkan kesalahan karena faktor manusia dalam mengelola catatan waktu dan kehadiran. Dengan melakukan otomatisasi, tugas-tugas tersebut bisa diselesaikan dengan cepat dan tanpa kesalahan sehingga lebih mudah dikelola.
Pengajuan cuti dan ijin
Pengajuan cuti dan ijin sering bermasalah ketika HRD melakukannya secara manual. Mengapa? Karena ketika ada permintaan cuti dari seorang karyawan, staf HRD harus memeriksa sisa hak cuti karyawan tersebut, menyesuaikan jadwal, mendapatkan persetujuan manager hingga mencatat cuti tersebut untuk perhitungan gaji.
Dengan otomatisasi Human Resource, semua proses tersebut dapat dilakukan secara otomatis. Karyawan dapat mengajukan cuti secara mandiri dari akun mereka sendiri. Manajer yang bertanggung jawab dapat menerima atau menolak permintaan dengan mudah dari akun mereka. Akhirnya, catatan akan disimpan secara otomatis.
Penggajian dan pembayaran lainnya
Mengelola berbagai jenis pembayaran untuk karyawan, seperti: gaji, tunjangan, bonus, lembur hingga klaim, bisa sangat rumit dan lama. Saat dilakukan secara manual, mungkin hal tersebut terlihat tidak terlalu sulit jika jumlah karyawan hanya sedikit. Namun kemungkinan terjadinya kesalahan karena faktor manusia (human error) selalu ada dan resiko akan meningkat jika jumlah karyawan semakin banyak.
Selain kesalahan pada proses, waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pembayaran juga sangat krusial, karena keterlambatan penggajian pasti akan mempengaruhi semangat kerja karyawan. Hal ini jelas sangat merugikan baik untuk pihak perusahaan maupun karyawan.
Dengan melakukan otomasi pada pengelolaan pembayaran, pengelolaan pembayaran akan lebih cepat. Staf HR hanya perlu memastikan bahwa pembayaran sudah benar karena software HR sudah menghitung pembayaran karyawan untuk mereka.
Data karyawan
Ketika perusahaan masih berukuran kecil, menyimpan data karyawan dalam bentuk dokumen cetak (fisik) mungkin bukan suatu masalah. Namun, ketika perusahaan Anda mulai berkembang, pilihan tersebut bakal sangat merepotkan.
Mencari satu berkas di antara tumpukan berkas-berkas selain tidak menyenangkan juga memerlukan waktu yang tidak sebentar. Bayangkan betapa rumitnya jika ada satu karyawan yang meminta perubahan data.
Dengan otomatisasi, HR department bisa mencatat semua data karyawan dalam bentuk digital dan menyimpannya di cloud. Dengan begitu, semua data karyawan akan mudah diakses dan aman dari berbagai resiko. Bahkan, berkat data yang tersimpan di cloud, karyawan bisa melakukan perubahan data secara mandiri jika diperlukan
Otomatisasi dengan HRMLabs
Untuk membantu perusahaan Anda melakukan otomatisasi human resource, diperlukan satu perangkat lunak (software) yang dapat mengotomatisasi tugas-tugas HRD. HRMLabs dapat membantu Anda dalam hal ini!
HRMLabs adalah human resource management system dengan fitur lengkap untuk membantu perusahaan Anda mengotomatiskan pekerjaan HRD. Fitur penggajian HRMLabs membantu HRD untuk menghitung penggajian karyawan. Staf HRD dapat mencatat kehadiran dan jadwal karyawan dengan mudah menggunakan fitur absensi karyawan. Dengan fitur manajemen cuti HRMLabs, karyawan dapat mengajukan cuti dengan mudah smartphone.
Juga, pada fitur penilaian kinerja HRMLabs, HRD dapat menetapkan task dan goals khusus untuk tiap karyawan. Terakhir, software HRD dari HRMLabs dapat merekam data karyawan secara digital dan menyimpannya di cloud untuk meminimalkan risiko kehilangan data.
Hubungi kami untuk informasi selengkapnya mengenai Human Resource Management System: Chat us on WhatsApp
Atau langsung jadwalkan demo dengan tim kami.
