Apa itu sistem absensi online?
Sistem absensi online atau online attendance system adalah cara suatu perusahaan untuk mencatat dan mengelola kehadiran karyawan memanfaatkan jaringan internet. Sistem bertujuan untuk meminimalkan menurunnya produktivitas akibat dari ketidakhadiran karyawan dengan cara yang lebih mudah.
Sistem absensi ini menentukan kapan karyawan seharusnya datang untuk bekerja. Terutama bagi karyawan yang bekerja dengan jadwal yang sudah ditentukan. Sistem ini dapat dilakukan dengan mencatat jam kerja karyawan menggunakan berbagai cara seperti kartu absensi, QR code atau spreadsheet.
Mengapa sistem absensi penting?
Salah satu alasan terpenting untuk memiliki sistem absensi atau kehadiran di perusahaan adalah untuk mematuhi Undang-Undang Ketenagakerjaan yang diterbitkan oleh Kementrian Ketenagakerjaan. Ada beberapa kewajiban mengenai kehadiran karyawan yang harus diikuti oleh perusahaan, seperti:
- Jika perusahaan memberlakukan 5 hari kerja per minggu, maka waktu bekerja maksimal 9 jam per hari atau 44 jam seminggu.
- Jika perusahaan memberlakukan lebih dari 5 hari kerja per minggu: maka waktu bekerja maksimal 8 jam per hari atau 44 jam seminggu.
Undang-Undang Ketenagakerjaan juga mengatur bahwa karyawan tidak boleh bekerja lebih dari 6 jam tanpa istirahat. Untuk kerja lembur karyawan tidak boleh bekerja lebih dari 12 jam per hari kecuali dalam keadaan tertentu, seperti:
- Terjadi kecelakaan atau ada potensi kecelakaan
- Pekerjaan penting bagi masyarakat, keamanan, atau pertahanan nasional
- Pekerjaan mendesak yang harus dilakukan untuk mesin atau pabrik
- Kejadian tak terduga
- Dengan aturan tambahan, karyawan hanya dapat bekerja lembur maksimal 14 jam dalam seminggu atau 56 jam dalam satu bulan.
Dengan sistem absensi yang baik, perusahaan dapat menghitung jam kerja karyawan secara akurat, hal ini sangat bermanfaat jika Anda memiliki karyawan yang bekerja berdasarkan jam dan jadwal. Beberapa sistem dapat mengingatkan jika jam lembur karyawan lebih dari 56 jam per bulan. Ini akan membantu perusahaan untuk mematuhi peraturan pemerintah dan untuk menghindari sanksi pada perusahaan hingga meminimalkan resiko kesehatan pada karyawan.
Pelacakan waktu kerja karyawan juga akan menunjukkan apakah karyawan tepat waktu dan jika ada karyawan yang tidak masuk kerja. Sistem absensi akan menyimpan data absensi karyawan tersebut sehingga dapat dilihat saat diperlukan. Beberapa sistem absensi online menyimpan datanya dalam sistem cloud sehingga kapanpun dan di manapun data tersebut bisa diakses dengan cepat.
Selain itu, sistem absensi dapat menghitung berapa hari cuti yang tersedia dan berapa hari cuti yang sudah digunakan untuk setiap karyawan.
Keuntungan menggunakan sistem absensi
Mungkin sekarang sudah waktunya perusahaan Anda mulai berinvestasi dalam sistem absensi. Selain alasan di atas, ada beberapa manfaat sistem absensi, seperti:
- Karyawan dan perusahaan akan memiliki akses ke sistem untuk pengajuan, perubahan, peninjauan hingga persetujuan atau penolakan cuti.
- Melihat kedisiplinan karyawan berdasar waktu check-in/out.
- Menyusun jadwal yang berbeda sesuai dengan job desc dan divisi
- Beberapa sistem absensi menggunakan GPS untuk melacak lokasi. Jadi, karyawan hanya bisa check-in/out dari tempat yang telah ditentukan.
- Mengurangi perkerjaan HR department yang masih menggunakan kertas sehingga proses lebih cepat dan efisien
Sistem absensi yang sesuai untuk bisnis
Anda bisa mendapatkan sistem absensi dan penjadwalan terbaik di HRMLabs. Kami membantu perusahaan untuk mengelola kehadiran, pola kerja, dan jam lembur karyawan. HRMLabs juga dapat melakukan sinkronisasi absensi ke sistem penggajian berdasar waktu kerja mengikuti Undang-undang Ketenagakerjaan.
HRMLabs mampu menghemat waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk sistem absensi. Solusi eksklusif kami memungkinkan check-in/out di lokasi dengan pelacakan GPS, mengelola jadwal karyawan, melacak waktu lembur, dan banyak lagi.
Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut: Chat us on WhatsApp
Atau, langsung jadwalkan demo dengan tim kami: Coba Demo
