Jika Anda bekerja di bidang Human Resource (HR), Anda mungkin sudah terbiasa dengan menggunakan spreadsheet seperti Microsoft Excel atau Google Sheet untuk mengelola data karyawan, gaji, cuti, absensi, dan lainnya. Spreadsheet memang memiliki beberapa keunggulan, seperti mudah digunakan, fleksibel, dan murah.
Namun, apakah Anda tahu bahwa spreadsheet juga memiliki banyak kelemahan yang dapat menghambat kinerja dan produktivitas Anda?
Spreadsheet sudah tidak relevan
Spreadsheet tidak dirancang untuk menangani tugas-tugas HR yang kompleks dan dinamis. Penggunaan spreadsheet rentan terhadap kesalahan manusia, sulit untuk disinkronkan dengan sumber data lainnya, tidak aman, tidak mendukung kolaborasi, dan tidak dapat memberikan laporan dan analisis yang akurat dan tepat waktu. Selain itu, spreadsheet juga mulai tidak dapat mengikuti perkembangan teknologi dan kebutuhan bisnis yang semakin meningkat.
Oleh karena itu, diperlukan solusi yang lebih canggih dan efisien untuk mengelola SDM di perusahaan Anda. Solusi tersebut adalah Human Resource Management System atau disingkat HRMS. HRMS adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk menyederhanakan, mempercepat dan mengotomatisasi proses-proses HR. Sistem ini membantu menghemat waktu, biaya, dan sumber daya, serta meningkatkan kualitas pekerjaan.
HRMS lebih baik dari spreadsheet
Banyak alasan mengapa HRMS lebih baik daripada spreadsheet.
- HRMS bisa menyimpan data karyawan secara terpusat dan aman di cloud, sehingga Anda dapat mengaksesnya kapan saja dan dari mana saja. Anda juga dapat membatasi akses data sesuai dengan tingkat otoritas dan peran masing-masing pengguna. Sebaliknya, spreadsheet harus disimpan di komputer lokal atau server perusahaan, yang berisiko hilang, rusak, atau dicuri.
- HRMS dapat terintegrasi dengan sistem lainnya, seperti akuntansi, penggajian, rekrutmen, pelatihan, penilaian kinerja, dan lainnya. Hal ini memungkinkan Anda untuk menghindari duplikasi data, inkonsistensi data, dan ketidaksesuaian data. Spreadsheet, sebaliknya, harus dimasukkan secara manual atau diimpor dari sumber data lainnya, yang memakan waktu dan rawan kesalahan.
- HRMS mampu melakukan perhitungan dan validasi data secara otomatis dan akurat. Anda tidak perlu khawatir tentang rumus yang salah, format yang berbeda, atau data yang tidak lengkap. Spreadsheet bergantung pada kemampuan pengguna untuk membuat rumus yang benar dan memeriksa data secara berkala. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan perhitungan, ketidakkonsistenan data, atau manipulasi data.
- HRMS sanggup memberikan laporan dan analisis yang komprehensif dan relevan tentang berbagai aspek SDM. Anda dapat dengan mudah membuat dashboard yang menampilkan indikator kinerja utama (KPI), grafik, tabel, dan visualisasi data lainnya. Anda juga dapat membuat laporan khusus sesuai dengan kebutuhan Anda. Spreadsheet hanya dapat memberikan laporan yang sederhana dan statis. Anda harus membuat grafik dan tabel secara manual atau menggunakan template bawaan yang mungkin tidak sesuai dengan kebutuhan Anda.
- HRMS akan meningkatkan pengalaman dan keterlibatan karyawan dengan menyediakan fitur self-service. Karyawan dapat mengakses data pribadi mereka sendiri, mengajukan permintaan cuti atau klaim penggantian biaya, melihat slip gaji atau jadwal kerja mereka, memberikan umpan balik atau saran kepada manajer atau rekan kerja mereka, dan lainnya. Spreadsheet umumnya tidak memberikan fitur self-service. Karyawan harus menghubungi tim SDM untuk mendapatkan informasi atau layanan yang mereka butuhkan.
Kesimpulan
Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa HRMS lebih baik daripada spreadsheet dalam hal efisiensi, akurasi, keamanan, kolaborasi, dan inovasi. Dengan menggunakan HRMS, Anda dapat mengelola SDM dengan lebih mudah, cepat, dan cerdas. Anda juga dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dan karyawan Anda.
HRMLabs adalah Human Resources Management System (HRMS) berbasis cloud yang dilengkapi bergam fitur seperti Sistem Penggajian Karyawan dan Absensi Karyawan untuk mempermudah proses HR perusahaan. Dengan fleksibiltas sistem untuk berbagai skala bisnis dan integrasi dengan regulasi terbaru seperti BPJS dan PPh 21, Anda tidak perlu khawatir dengan proses-proses HR yang kompleks.
