Dalam praktik bisnis, kita mengenal banyak jenis cuti seperti cuti sakit, cuti tahunan, cuti melahirkan, dan cuti pengasuhan anak. Selain itu, ada mekanisme pengajuan cuti dan juga pemberian cuti yang seringkali terlalu banyak kita alokasikan waktu untuk itu. Sebagai staf HRD, kotak masuk emailmu mungkin diisi dengan beberapa permintaan cuti dari karyawan. Kamu mungkin juga membuang banyak waktu untuk memeriksa saldo cuti setiap karyawan di spreadsheet dengan begitu banyak tab dan data sebelum kamu bisa memberikan persetujuan untuk permintaan cuti mereka. Pengelolaan cuti menjadi hal yang cukup rumit.
Memiliki spreadsheet untuk membantu proses pengajuan cuti masih mungkin dilakukan untuk tim kecil. Tetapi seiring dengan peningkatan skala perusahaan, penggunaan spreadsheet untuk mengelola cuti dapat menjadi hal yang cukup rumit. Mengelola cuti memang bukan tugas yang mudah dilakukan, staf HRD harus menemukan cara yang tepat untuk mempermudah proses pengajuan cuti karyawan.
Selain itu, dengan sistem manual karyawan dapat mengalami kesulitan dalam mendapatkan persetujuan cuti mereka karena manajer maupun staf HRD harus secara manual mengecek jatah cuti dan melihat siapa saja yang mengajukan cuti. Pengajuan cuti dapat memakan waktu yang cukup banyak karena karyawan harus membawa hardcopy permintaan cuti mereka kepada manajer dan staf HRD.
Selain itu, dengan cara manual, karyawan menjadi lebih bergantung kepada manajer mereka karena mereka tidak memiliki akses untuk mendapatkan informasi cuti, sehingga tidak mungkin menerapkan sistem layanan mandiri karyawan yang dapat diakses kapan saja.
Sekarang, saatnya mengesampingkan pekerjaan yang melelahkan dengan mengubah manajemen cuti manual menjadi sistem otomatis. Dengan sistem yang dapat menunjukkan pengajuan cuti karyawan, sisa jatah cuti, dan memungkinkan manajer memberikan persetujuan dengan lebih cepat dan mudah.
Sistem Digital Dalam Pengelolaan Cuti
Sistem digital saat ini lebih banyak dijumpai dalam bentuk aplikasi berbasis web karena kemudahan aksesibilitasnya. Juga kemampuannya untuk dapat digunakan di perangkat dan sistem operasi apa saja. Ketika karyawan mengajukan cuti, manajer dapat melihatnya melalui notifikasi kemudian dengan mudah menyetujui atau menolak permintaan tersebut.
Manajer atau staf HRD tidak perlu memeriksa saldo cuti setiap karyawan karena sistem sudah secara otomatis memperbarui informasi cuti. Ini juga lebih mudah bagi karyawan karena mereka tidak perlu membuang waktu untuk menemui manajer atau staf HRD untuk meminta persetujuan cuti. Karena dengan menggunakan sistem otomatis, karyawan akan mendapatkan notifikasi apabila pengajuan cutinya disetujui atau ditolak.
Dengan pengelolaan cuti otomatis, karyawan dapat melihat berapa banyak cuti yang telah diambil dan berapa yang tersisa. Ini juga memudahkan karyawan untuk mengajukan cuti dari mana saja dan kapan saja melalui web atau aplikasi pada smartphone. Karyawan juga dapat melampirkan surat keterangan kesehatan jika diperlukan.
Hal ini dapat mengurangi penggunaan kertas yang berlebihan karena karyawan tidak perlu lagi menggunakan kertas untuk mengajukan cuti. Selain itu, data tersebut dapat digunakan untuk mempercepat proses pembayaran gaji di perusahaan. Karena sistem akan secara otomatis melacak pola cuti dan mendapatkan data hari kerja masing-masing karyawan dan menghitung gaji masing-masing.
Sistem manajemen cuti dapat mengotomatiskan proses pengajuan sampai persetujuan cuti dalam perusahaan. Yang dapat menghemat waktu dan sumber daya karena memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas mereka. Serta menghilangkan cara manual untuk mencatat dokumen cuti.
Kamu dapat memperoleh manfaat ini dengan menerapkan software HR, seperti HRMLabs untuk mengelola permintaan cuti dengan cara yang lebih efisien.
Ingin tahu lebih banyak tentang cara mengelola cuti karyawan secara efektif? Hubungi kami di sini untuk meminta demo gratis!
