Aplikasi HR (Human Resource) makin menjadi kebutuhan bagi semua jenis bisnis, termasuk bisnis skala kecil dan menengah (UKM) di Indonesia.
Penggunaan aplikasi Human Resources Management System (HRMS) menjadi salah satu langkah cerdas untuk mengelola sumber daya manusia dengan efisien. Namun, di antara berbagai pilihan aplikasi HR yang tersedia, bagaimana kita bisa memilih yang paling cocok untuk bisnis skala kecil dan menengah?
Yuk kita bahas ciri-ciri dan fitur aplikasi HR yang ideal serta kendala yang dihadapi bisnis skala kecil dan menengah ketika ingin menggunakan aplikasi HR.
Ciri-Ciri Aplikasi HR yang Cocok untuk Bisnis Skala Kecil dan Menengah
Dengan banyaknya pilihan aplikasi, software atau sistem HR yang tersedia di pasaran, memilih satu yang tepat untuk bisnis kamu bisa menjadi hal yang membingungkan. Tapi kamu bisa memperhatikan karakteristik atau ciri berikut.
Mudah Dipahami dan Digunakan
Aplikasi HR harus dirancang dengan antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan, bahkan oleh karyawan yang tidak memiliki latar belakang teknologi. Hal ini penting untuk memastikan kelancaran adopsi dan penggunaan sistem HR oleh seluruh tim kamu.
Contoh:
- Tampilan yang sederhana dan rapi dengan navigasi yang jelas.
- Tersedia panduan penggunaan dan tutorial yang mudah dipahami.
- Dukungan multibahasa untuk mengakomodasi karyawan dari berbagai latar belakang.
Terjangkau
Harga aplikasi HR harus sesuai dengan budget bisnis kamu. Perlu diingat bahwa tiap bisnis umumnya memiliki kemampuan dan prioritas finansial yang berbeda.
Contoh:
- Harga yang dipaketkan dengan berbagai pilihan fitur dan skala pengguna.
- Model berlangganan dengan pilihan biaya bulanan yang terjangkau.
- Tersedia versi ekonomis dengan fitur dasar yang cukup untuk kebutuhan awal bisnis kecil.
Skalabilitas
Pilih aplikasi HR yang dapat tumbuh bersama bisnis Anda. Seiring dengan perkembangan bisnis Anda, aplikasi HR harus dapat diubahsuai untuk mengakomodasi kebutuhan yang semakin kompleks, seperti penambahan karyawan, fitur baru, dan perubahan peraturan.
Contoh:
- Kemampuan integrasi dengan aplikasi lain, seperti sistem absensi dan akuntansi.
- Kemungkinan untuk menambahkan modul atau fitur baru sesuai kebutuhan.
- Kapasitas penyimpanan data yang dapat ditingkatkan untuk menampung data karyawan yang terus bertambah.
Fitur yang Memadai
Aplikasi HR yang ideal untuk bisnis harus memiliki setidaknya fitur-fitur dasar yang kamu perlukan untuk mengelola HR, meliputi:
- Penggajian: Menghitung dan membayarkan gaji karyawan dengan mudah dan akurat, termasuk perhitungan pajak, bonus, dan tunjangan.
- Absensi dan penjadwalan: Mencatat jam masuk dan jam keluar karyawan, lembur, cuti, dan ketidakhadiran.
- Manajemen cuti: Mengelola pengajuan cuti karyawan, persetujuan, dan sisa cuti.
- Manajemen kinerja: Melacak kinerja karyawan, memberikan feedback dan memberikan penilaian kinerja.
- Data Karyawan: Menyimpan informasi karyawan yang aman dan mudah diakses.
Dukungan Pelanggan yang Baik:
Penyedia aplikasi HR harus memberikan dukungan pelanggan yang responsif dan solutif. Hal ini penting untuk memastikan kamu mendapatkan bantuan yang tepat saat dibutuhkan, terutama jika kamu mengalami kesulitan dalam menggunakan sistem HR tersebut.
Contoh:
- Tersedianya tim support yang mudah dihubungi melalui berbagai saluran, seperti telepon, email, dan chat online.
- Solusi yang cepat dan tepat untuk masalah yang dihadapi pengguna.
- Pembaruan rutin dan panduan terbaru tentang penggunaan.
Kendala yang Dihadapi Bisnis Skala Kecil dan Menengah dalam Memilih Aplikasi HR
Meskipun banyak manfaat yang ditawarkan oleh aplikasi HR, bisnis kecil dan menengah seringkali dihadapkan dengan beberapa kendala dalam memilih satu sistem HR yang tepat, di antaranya:
Biaya
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, biaya aplikasi HR bisa menjadi hambatan bagi bisnis kecil dengan anggaran terbatas. Harga sistem HR yang bervariasi, mulai dari yang sangat murah hingga yang sangat mahal, dapat membuat bisnis kecil kesulitan dalam menemukan satu sistem HR yang sesuai dengan anggaran dan kebutuhan mereka.
Kompleksitas
Beberapa aplikasi HR memiliki fitur yang sangat lengkap dan kompleks, yang mungkin tidak diperlukan oleh bisnis kecil dan menengah dengan kebutuhan yang lebih sederhana. Hal ini dapat membuat kamu kesulitan dalam menggunakan dan memahami fungsinya, sehingga tidak optimal dalam memanfaatkan fitur-fiturnya.
Keterbatasan Fitur
Di sisi lain, beberapa aplikasi HR yang ditujukan khusus untuk bisnis kecil dan menengah mungkin memiliki keterbatasan fitur yang dibutuhkan. Hal ini dapat membuat kamu kesulitan dalam mengelola HR secara komprehensif dan sesuai dengan kebutuhan.
Kurangnya Dukungan Pelanggan
Beberapa penyedia aplikasi HR tidak menyediakan dukungan pelanggan yang memadai, sehingga UKM mungkin kesulitan untuk mendapatkan bantuan ketika mengalami masalah.
Tips memilih aplikasi HR untuk bisnis kecil dan menengah
- Tentukan kebutuhan: Fitur apa yang kamu butuhkan? Berapa banyak karyawan kamu? Berapa budget yang tersedia?
- Bandingkan fitur dan harga: Cari yang menawarkan fitur yang paling kamu butuhkan dengan harga yang sesuai budget kamu.
- Baca ulasan: Baca ulasan dari pengguna lain untuk mendapatkan gambaran tentang aplikasi tersebut.
- Demo penggunaan: Banyak penyedia layanan HR menawarkan konsultasi dan demo, kamu bisa memanfaatkan kesempatan ini untuk melihat kemampuannya.
- Pastikan dukungan pelanggan yang baik: Pastikan penyedia sistem tersebut menawarkan dukungan pelanggan yang responsif dan profesional.
Kesimpulan
Memilih aplikas atau sofware HR yang sesuai dengan skala bisnis kamu dapat membantu bisnis kamu berkembang dan mencapai kesuksesan.\
HRMLabs Indonesia adalah aplikasi HR dan penggajian berbasis cloud yang lengkap sekaligus fleksibel. Dengan kemampuan penghitungan otomatis berbagai skema penggajian, upah lembur, pajak, iuran BPJS hingga bonus, serta kustomisasi untuk menyesuaikan kebutuhan semua skala perusahaan dan jenis industri.
