Saat karyawan baru masuk kantor untuk pertama kali, HR harus mengadakan onboarding untuk karyawan tersebut. Proses ini seakan wajib dilakukan agar karyawan baru dapat mengenal pekerjaan dan lingkungan kerjanya. Jika dilakukan dengan baik dan benar, proses onboarding ini dapat membuat karyawan lebih mengenal pekerjaan barunya dan siap untuk memulai hari pertama bekerja.
Onboarding memang dapat menjadi proses yang kompleks dan melibatkan banyak pihak dan dokumen, seperti dokumentasi lengkap tentang proses onboarding, pengenalan tempat kerja hingga keterlibatan karyawan baru dalam urusan kantor.
Berikut adalah daftar untuk proses onboarding karyawan baru untuk membantumu menyiapkan proses tersebut.
1. Berikan daftar permintaan pekerjaan ke HR
First, you have to prepare a job requisition form. A job requisition is a formal organizational document that department managers use to request to hire a new employee. The job requisition document serves as the formal request for the new position. The document outlines the organizational need of the new position and details the budget required to make the new hire.
Pertama, kamu harus menyiapkan formulir permintaan pekerjaan ke HR. Formulir ini adalah dokumen formal yang penting untuk perusahaan yang diberikan oleh manajer suatu departemen ke HR untuk meminta karyawan baru. Dokumen ini menguraikan tentang kebutuhan departemen untuk posisi baru dan merinci anggaran yang diperlukan untuk merekrut karyawan baru.
Dokumen permintaan pekerjaan biasanya terdiri dari poin-poin dibawah ini:
- Nama pekerjaan
- Nama manajer hiring
- Apakah pekerjaan tersebut berdasarkan kontrak atau permanen
- Apakah pekerjaan tersebut full-time atau part-time
- Gaji, jika memungkinkan
- Tanggal masuk
- Apakah karyawan tersebut adalah karyawan baru, pengganti, atau realokasi
- Alasan perekrutan
- Deskripsi pekerjaan
- Anggaran untuk karyawan baru
2. Selesaikan pemeriksaan latar belakang
Pemeriksaan latar belakang adalah proses yang digunakan seseorang atau perusahaan untuk memverifikasi bahwa seseorang adalah yang mereka klaim yang biasanya berdasarkan CV. Proses ini bertujuan untuk mengecek data-data personal seseorang seperti catatan kriminal, pendidikan, riwayat pekerjaan, dan aktifitas-aktifitas lain untuk memastikan kebenarannya.
Pemeriksaan latar belakang kepada pelamar menjadi salah satu hal penting yang harus dilakukan oleh tim HR. Meskipun kadang perusahaan tidak punya cukup waktu untuk melakukan ini karena sumber daya yang terbatas. Terkadang perusahaan juga sangat membutuhkan karyawan baru sehingga tidak dilakukan pemeriksaan latar belakang.
3. Tinjau kembali deskripsi pekerjaan dan tugas
Deskripsi pekerjaan mungkin terdengar membosankan namun menjadi sangat penting untuk semua pihak terlibat. Apabila ditulis dengan benar, akan membantu kandidat, karyawan, bahkan tim HR dalam pekerjaannya.
Coba hubungi kembali karyawan baru dan klarifikasi jadwal minggu pertama, berikan dokumen mengenai onboarding, dan berikan info-info dasar seperti pakaian apa yang harus dikenakan dan dilantai berapa atau bagaimana menuju kantor.
Kirim email ke karyawan baru mengenai deskripsi pekerjaannya. Jawab pertanyaan apabila ada dan berikan gambaran umum tentang area kantor, dan jelaskan bagaimana karyawan tersebut cocok untuk departemennya.
4. Lengkapi semua formulir karyawan baru
Karyawan baru dapat membantu perusahaan dalam hal tenaga kerja untuk pekerjaan tertentu yang sudah kekurangan tenaga kerja. Prosedur administrasi harus dilakukan demi mengikuti aturan dari pemerintah terutama Kementrian Ketenagakerjaan. Dokumen-dokumen internal juga harus dilengkapi untuk memudahkan HR dalam mengawasi kinerja karyawan baru.
Dokumen yang paling penting adalah kontrak kerja. Dokumen ini dapat berisi tentang hak dan kewajiban karyawan baru serta ketentuan-ketentuan yang harus dijalankan. Kontrak kerja dapat membantu meminimalkan potensi konflik antara karyawan dan perusahaan.
5. Siapkan pengenalan tim
Bantu karyawan baru untuk masuk ke dalam kultur perusahaan. Kamu juga bisa memberitahu rekan satu tim di departemennya tentang karyawan baru. Atur rapat dengan tim satu departemen, ajak berkeliling kantor, dan atur makan siang bersama.
6. Siapkan lingkungan kerja mereka
Siapkan sebaik mungkin lingkungan kerja karyawan baru. Bersihkan ruangan baru mereka, siapkan kartu nama, kartu akses, dan peralatan penunjang pekerjaan seperti komputer dan telepon.
7. Jadwalkan pelatihan karyawan baru
Jadwalkan pelatihan untuk karyawan baru dan atur apa yang dibutuhkan untuk memberikan pelatihan ini. Untuk menghemat waktu, kamu juga bisa menggunakan fitur Manajemen Pelatihan HRMLabs untuk membantu perusahaanmu mengatur pelatihan apa yang harus diikuti karyawan.
Ingin tahu lebih lanjut mengenai fitur ini? Yuk atur jadwal demo gratis dengan tim kami.
