Anda pasti pernah mengalami masalah karyawan yang sering absen atau tidak masuk kerja tanpa alasan yang jelas. Masalah ini tentu saja sangat mengganggu bagi HRD dan perusahaan, karena dapat menurunkan produktivitas dan semangat tim. Lalu, bagaimana cara menyikapi karyawan yang sering absen dengan tepat dan efektif?
Ketidakhadiran karyawan adalah salah satu tantangan terbesar yang dihadapi oleh HRD dalam mengelola human resource di perusahaan. Oleh karena itu, HRD harus dapat menyikapi karyawan yang sering absen dengan cara yang tepat dan efektif. Berikut ini adalah beberapa langkah yang dapat dilakukan oleh HRD untuk mengatasi masalah ketidakhadiran karyawan:
Cari informasi dari rekan satu tim
Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah mencari tahu informasi terkait karyawan yang sering absen dari rekan satu tim. Tanyakan apakah mereka mengetahui alasan ketidakhadiran karyawan tersebut dan apakah ada izin yang diberikan oleh atasan.
Dengan begitu, Anda dapat mengetahui apakah karyawan tersebut memiliki masalah pribadi, kesehatan, atau pekerjaan yang menyebabkan ketidakhadirannya. Selain itu, Anda juga dapat membangun komunikasi yang baik antar karyawan dan mengingatkan mereka bahwa kehadiran mereka sangat penting bagi perusahaan.
Pantau dan kelola absensi karyawan
Pantau dan kelola absensi karyawan secara rutin. Anda harus memiliki sistem yang dapat mencatat dan melaporkan kehadiran karyawan setiap hari. Sistem ini dapat berupa aplikasi, software, atau alat manual yang dapat digunakan oleh karyawan untuk melakukan absen masuk dan keluar.
Anda juga harus memastikan bahwa karyawan yang ingin absen menghubungi atasan yang bertanggung jawab atas pekerjaannya, seperti supervisor, manager, atau direktur. Atasan harus mengetahui alasan ketidakhadiran karyawan tersebut dan memberikan persetujuan atau penolakan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Lakukan observasi
Lakukan observasi atau penyelidikan untuk mengetahui penyebab utama ketidakhadiran karyawan. Anda harus melakukan wawancara atau survei kepada karyawan yang sering absen dan menanyakan apa yang membuat mereka tidak masuk kerja.
Anda harus bersikap terbuka dan empatik dalam melakukan penyelidikan ini dan tidak menuduh atau menghakimi karyawan. Tujuan dari penyelidikan ini adalah untuk menemukan solusi yang dapat membantu karyawan untuk mengatasi masalahnya dan meningkatkan kehadirannya.
Buat kebijakan cuti yang jelas
Buatlah kebijakan cuti yang jelas dan adil untuk semua karyawan. Kebijakan ini harus mencakup jenis-jenis cuti yang dapat diambil oleh karyawan, seperti cuti tahunan, cuti sakit, cuti hamil, cuti bersalin, cuti kematian, cuti dinas, dan lainnya.
Kebijakan ini juga harus mencantumkan jumlah hari cuti yang dapat diambil oleh karyawan, prosedur pengajuan cuti, persyaratan dokumen yang harus dilampirkan, dan sanksi yang akan diberikan jika ada pelanggaran. Sosialisasikan kebijakan tersebut kepada semua karyawan dan jalankan secara konsisten.
Program kesehatan
Sediakan program kesehatan untuk meningkatkan mood karyawan dan menurunkan resiko stress atau sakit. Program kesehatan ini dapat berupa asuransi kesehatan, fasilitas kesehatan, pemeriksaan kesehatan rutin, penyuluhan kesehatan, olahraga bersama, atau kegiatan lain yang dapat meningkatkan kesehatan fisik, emosional dan mental karyawan.
Dengan program kesehatan ini, karyawan dapat merasa lebih sehat, bahagia, dan produktif dalam bekerja.
Perlakuan yang sama kepada semua karyawan
Berikan perlakuan yang sama kepada semua karyawan dan menghindari favoritisme atau diskriminasi. Anda harus bersikap objektif dan profesional dalam menilai kinerja dan kehadiran karyawan. Tidak boleh membeda-bedakan karyawan berdasarkan jenis kelamin, usia, agama, ras, etnis, atau faktor lain yang tidak relevan dengan pekerjaan.
Anda juga harus memberikan sanksi yang sesuai kepada karyawan yang melanggar kebijakan cuti atau ketidakhadiran, tanpa memandang jabatan atau kedekatan dengan atasan.
Pertimbangkan fleksibilitas tempat dan waktu kerja
Pertimbangkan fleksibilitas tempat dan waktu kerja jika memungkinkan dan sesuai dengan jenis pekerjaan. Fleksibilitas tempat dan waktu kerja dapat memberikan karyawan pilihan untuk bekerja di tempat yang nyaman bagi mereka, seperti di rumah, kafe, atau coworking space. Ini juga dapat memberikan karyawan pilihan untuk bekerja pada jam yang sesuai dengan ritme tubuh dan kebutuhan mereka, seperti pagi, siang, atau malam.
Fleksibilitas ini dapat membantu karyawan untuk mengatur jadwal kerja mereka dengan lebih baik dan mengurangi stres atau konflik yang dapat menyebabkan ketidakhadiran.
Bangun budaya disiplin dan tanggung jawab di tempat kerja
Bangun budaya disiplin dan tanggung jawab di tempat kerja. Anda harus menanamkan nilai-nilai yang dapat mendorong karyawan untuk bekerja dengan penuh dedikasi, komitmen, dan profesionalisme. Anda juga harus memberikan contoh yang baik kepada karyawan dengan selalu hadir dan tepat waktu dalam bekerja.
Berikan penghargaan atau insentif bagi karyawan yang memiliki kehadiran penuh atau melebihi target. Penghargaan atau insentif ini dapat berupa bonus, kenaikan gaji, promosi, liburan, atau apresiasi lain yang dapat meningkatkan motivasi dan loyalitas karyawan.
Pahami hukum ketenagakerjaan yang berlaku
Anda harus memahami hukum ketenagakerjaan yang berlaku dan melindungi hak-hak karyawan. Anda harus mengetahui aturan-aturan yang mengatur tentang hak dan kewajiban karyawan, seperti upah, jam kerja, cuti, pesangon, PHK, dan lainnya.
Hukum tersebut juga berlaku untuk Anda dan tidak melakukan tindakan yang dapat merugikan karyawan, seperti pemotongan gaji, pemecatan sewenang-wenang, atau pelecehan. Anda juga harus siap membela karyawan jika ada pihak lain yang mencoba melanggar hak-hak mereka.
Demikianlah beberapa langkah yang dapat Anda lakukan sebagai HRD untuk menyikapi karyawan yang sering absen. Dengan langkah-langkah ini, Anda dapat mengurangi masalah ketidakhadiran karyawan dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia di perusahaan Anda.
