Hanya dengan mendengar kata penggajian, apa yang muncul di benakmu? Dokumen yang banyak dan proses yang rumit? Atau pusing yang kamu rasakan setiap bulan karena proses penggajian? Proses penggajian memang merupakan proses kompleks yang harus dihadapi setiap bisnis setiap bulannya. Jika bisnismu telah berkembang ke titik di mana sistem penggajian tampaknya sangat dibutuhkan untuk bisnis atau kamu merasa tidak dapat melakukan proses manual lagi, kamu telah sampai pada keputusan penting untuk membeli software penggajian.
Ada banyak faktor berbeda yang perlu dipertimbangkan saat memilih software penggajian yang tepat untuk bisnismu. Seperti fitur apa yang disediakan software, kemudahan penggunaan, integrasi dengan aplikasi pihak ketiga, dukungan pelanggan, dan aksesibilitas.
Sebelum memilih software penggajian yang tepat untuk bisnis, ada beberapa pertimbangan yang harus diingat.
Apa yang dibutuhkan penggajian bisnismu?
Sebelum mencari dan membandingkan software penggajian yang berbeda, kamu harus mengetahui dengan jelas masalah apa yang dimiliki sistem penggajian saat ini. Juga, tuliskan berapa budget maksimal untuk membeli software tersebut. Kamu juga dapat mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Berapa banyak karyawan yang dimiliki perusahaan?
- Berapa anggaran gaji?
- Seberapa besar bisnis?
- Akankah karyawan mendapat tunjangan?
- Seberapa sering kamu melakukan penggajian?
- Siapa yang akan mengelola penggajian dan berapa banyak pengalaman yang mereka miliki?
- Apakah kamu akan mencetak slip gaji untuk karyawan?
- Apakah kamu memerlukan software penggajian saja atau yang lain?
Pelaporan Penggajian
Fitur pelaporan hampir tersedia di banyak sistem penggajian. Namun, fitur pelaporan seharusnya tidak membuat pelaporan menjadi lebih rumit. Pastikan software yang ingin kamu beli memiliki fitur pelaporan built-in yang mudah digunakan. Staf HRD tidak boleh bingung tentang cara membuat laporan penggajian menggunakan software.
Tidak hanya laporan dengan templat yang sudah dibuat, tetapi laporan kustom juga merupakan salah satu yang penting bagi perusahaan. Karena setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda sehingga laporannya tidak boleh sama dengan perusahaan lain.
Integrasi Dengan Aplikasi Pihak Ketiga
Tanyakan kepada tim perangkat lunak apakah produk mereka dapat diintegrasikan dengan aplikasi pihak ketiga atau tidak. Baik bawaan atau melalui API. Ini dapat berguna jika kamu sudah menggunakan software lain seperti software akuntansi. Selain itu, integrasi akan membantu departemen HRD untuk merampingkan proses, meningkatkan analitik, mengurangi waktu dan biaya, dan sumber daya.
Mematuhi Peraturan Pemerintah
Mematuhi peraturan pemerintah bisa menjadi proses yang melelahkan dan panjang. Kamu harus memastikan bahwa sistem penggajian mengikuti semua peraturan pemerintah tentang penggajian di Indonesia. Ini mungkin termasuk pajak dan pembayaran BPJS baik ketenagakerjaan maupun kesehatan. Ini untuk memastikan bahwa perusahaan mematuhi peraturan pemerintah dan untuk menghindari penalti yang harus dibayar perusahaan jika tidak mematuhi peraturan pemerintah.
Sistem penggajian yang baik dapat membantu perusahaan dalam hal kepatuhan terhadap peraturan pemerintah. Hal ini akan membantu menghitung pajak karyawan secara akurat dan tepat waktu.
Keamanan Software
Karena penggajian adalah hal pribadi dan sensitif, software penggajian harus memiliki fitur keamanan yang kuat. Seperti proteksi password, penyimpanan yang aman, dan kontrol akses terbatas sehingga hanya manajer HRD dan staf yang dapat mengelola dan melihat informasi penggajian karyawan.
Selain itu, sistem penggajian yang menawarkan penyimpanan cloud yang aman dapat membuat perusahaan merasa tenang. Ini akan membantu perusahaan selama pemulihan bencana jika diperlukan dengan menyimpan informasi keuangan di online server.
