Akhir bulan sering kali punya dua sisi cerita. Bagi karyawan, ini adalah saat yang dinanti-nanti: tanggal gajian. Namun bagi HR atau pemilik bisnis, akhir bulan justru bisa berarti lembur panjang, kalkulasi rumit, dan rasa was-was, “Apakah gaji semua karyawan sudah benar?”
Satu angka yang salah bisa berakibat besar: karyawan kecewa, payroll harus diperbaiki ulang, bahkan bisa memengaruhi kepercayaan terhadap perusahaan. Maka tidak heran, penggajian disebut sebagai salah satu tugas paling krusial dan penuh risiko di HR.
Lalu, apa saja yang harus diperhatikan agar proses payroll berjalan lancar dan minim kesalahan?
Hal yang Harus Diperhatikan Saat Menghitung Gaji
Saat menghitung gaji, pastikan semua kewajiban perusahaan dan hak karyawan sudah dimasukkan. Apa saja itu?
Komponen Gaji Pokok dan Tunjangan
Gaji pokok tidak boleh lebih rendah dari UMP/UMK yang berlaku. Tambahan tunjangan seperti transportasi, makan, atau insentif juga harus jelas dan konsisten, termasuk jika ada karyawan baru atau karyawan yang keluar di tengah bulan.
Lembur dan Jam Kerja Tambahan
Jangan asal menambahkan nominal lembur. Perhitungannya diatur oleh Undang-Undang Ketenagakerjaan, dan tarif per jam harus sesuai standar.
Potongan PPh 21
Pajak penghasilan karyawan bukan hal sepele. Salah hitung bisa menimbulkan masalah hukum atau denda di kemudian hari.
BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
Cek ulang proporsi iuran yang ditanggung perusahaan dan karyawan. Banyak kesalahan kecil terjadi di sini jika perhitungan masih manual.
Tunjangan dan THR
Jika periode gajian berdekatan dengan hari raya, pastikan THR dihitung sesuai ketentuan. Karyawan sangat sensitif pada hal ini, jadi jangan sampai salah.
Apa yang Perlu Diperiksa Ulang Sebelum Transfer Gaji?
Walaupun penghitungan gaji yang sudah dilakukan dengan sangat teliti, masih perlu double-check sebelum benar-benar ditransfer. Berikut beberapa hal yang sering jadi titik rawan:
- Data Karyawan: Nama, nomor rekening, NPWP, dan status pajak (kawin/tidak kawin, jumlah tanggungan).
- Absensi dan Kehadiran: Pastikan semua data cuti, izin, dan lembur sudah masuk.
- Potongan Lain: Misalnya kasbon, cicilan pinjaman, atau penalti tertentu.
- Approval: Apakah sudah diverifikasi oleh manajer atau pihak terkait sebelum payroll diproses?
- Kesesuaian Regulasi: Apakah semua sudah mengikuti aturan terbaru dari pemerintah, baik soal pajak maupun BPJS?
Checklist Sederhana Sebelum Payroll
Agar lebih praktis, HR bisa membuat catatan atau checklist chacklist sederhana untuk memastikan semua komponen dan langkah sudah terpenuhi. Contoh catatan yang bisa digunakan:
- Cek data karyawan sudah lengkap dan terbaru
- Pastikan absensi, cuti, dan lembur sudah tercatat
- Hitung gaji pokok + tunjangan sesuai aturan
- Hitung potongan PPh 21, BPJS, dan potongan lain
- Lakukan approval internal sebelum transfer
- Simpan bukti pembayaran dan slip gaji untuk arsip
Catatan atau checklist bisa jadi “penolong” sederhana agar tidak ada yang terlewat di tengah kesibukan akhir bulan.
Kesimpulan
Menghitung gaji bukan hanya soal angka, ini adalah wujud penghargaan perusahaan terhadap karyawan. Payroll yang akurat dan tepat waktu akan membangun kepercayaan, motivasi, dan loyalitas.
Namun, jika semua dilakukan manual, risiko human error sangat tinggi. Karena itu, semakin banyak perusahaan beralih ke software HR & payroll yang dapat mengotomatisasi proses, menghitung sesuai regulasi, dan menyediakan laporan instan.
Salah satu solusi yang bisa dipertimbangkan adalah HRMLabs, sistem HR dan penggajian yang fleksibel untuk bisnis skala kecil hingga besar. Dengan fitur kustomisasi, skalabilitas, serta real human customer support, HRMLabs mendukung bisnis menciptakan proses payroll yang lebih cepat, akurat, dan bebas stres di setiap akhir bulan.
