Mencatat kehadiran karyawan penting untuk organisasi mana pun. Alasan utama pencatatan kehadiran adalah untuk mengurangi ketidakhadiran dan untuk memastikan bahwa karyawan mematuhi jadwal kerja, karena salah satu masalah besar perusahaan adalah penggunaan waktu. Bayangkan memiliki banyak karyawan yang datang terlambat dan pulang lebih awal tetapi dibayar penuh waktu dalam setahun. Ini akan menjadi kerugian besar bagi perusahaan itu sendiri.
Dalam bisnis, tujuan dicatatnya kehadiran adalahsebagai berikut ini.
- Memproses penggajian yang berhubungan dengan berapa hari atau jam karyawan bekerja pada waktu tertentu
- Menghitung cuti tahunan karyawan
- Manajer dapat mengidentifikasi dan mengatasi masalah kehadiran yang tidak konsisten
- Manajer akan dapat membuat jadwal yang layak untuk para karyawan
- Karyawan dapat bekerja dari kantor manapun
- Karyawan dibayar dengan semestinya karena penggajian menjadi lebih mudah
Cara Lama untuk Mencatat Kehadiran
Ada banyak cara untuk mencatat kehadiran dan di sini kami mencantumkan beberapa cara lama untuk mencatat kehadiran.
Punch Clock
Metode ini menggunakan alat mekanis atau elektronik untuk pengambilan kehadiran. Sesuai dengan namanya, data tersebut dicatat pada kertas punch card yang dicap atau dilubangi oleh jam yang terhubung dengan alat. Ini memungkinkan karyawan untuk berbuat curang. Seorang karyawan dapat meminta rekan kerja mereka untuk mencatat kehadiran mereka karena tidak diperlukan verifikasi.
Kertas Timesheet
Metode ini sangat tidak efisien untuk tempat kerja modern. Karena karyawan masih harus memasukkan jam kerja secara manual dan membutuhkan waktu yang lama untuk membuat laporan. Selain itu, ada kemungkinan ketidakjujuran di sini karena karyawan dapat membuat alasan tertentu hanya untuk mengisi kehadiran.
Card Swipe
Card swipe pada dasarnya adalah metode punch clock yang lebih modern. Dengan menggunakan card swipe yang kompatibel dengan pembaca kartu magnetik, karyawan dapat mencatat kehadirannya. Metode ini dapat menghemat waktu karena administrator dapat secara otomatis membuat lembar waktu untuk memeriksa ketepatan waktu. Namun, sama seperti punch clock tradisional, karyawan dapat berbuat curang dengan metode ini. Dia dapat menggesek kartu rekan kerjanya karena tidak membutuhkan verifikasi langsung.
Pencatatan Jurnal Secara Manual
Pencatatan secara manual dengan menggunakan jurnal tidak nyaman dan membutuhkan orang yang bertanggung jawab untuk mengisinya. Jurnal ini tidak cukup efisien, sehingga kebanyakan perusahaan modern tidak menggunakannya lagi.
Sistem Kepercayaan
Dalam sistem ini, tidak ada aturan ketat yang mengatur bagaimana karyawan mencatat kehadiran. Pada dasarnya, pemberi kerja mempercayai karyawannya dan mereka tidak boleh menyalahgunakan kepercayaan yang diberikan kepada mereka. Tetapi ada kemungkinan jika karyawan menyalahgunakan kepercayaan yang dimiliki perusahaan kepada mereka.
Apakah cara lama dalam mengambil kehadiran ini masih berhasil?
Dapat dikatakan bahwa perusahaan di seluruh dunia masih menggunakan beberapa metode tersebut. Namun saat ini dalam lingkungan kerja yang serba cepat, metode lama ini terlalu merepotkan dan tidak efisien.
Cara Baru Mengambil Kehadiran
Seiring dengan kemajuan teknologi, metode pencatatan kehadiran telah berkembang selama bertahun-tahun. Sistem biometrik dengan menggunakan sidik jari merupakan cara yang paling umum digunakan oleh perusahaan untuk memastikan bahwa karyawan benar-benar hadir dengan memindai sidik jari. Orang-orang saat ini lebih cenderung menggunakan teknologi terbaru untuk tempat kerja mereka. Itulah mengapa Anda harus memanfaatkan teknologi untuk tempat kerja Anda.
Cara terbaru untuk mencatat kehadiran melibatkan pemindaian QR Code dan mengambil foto karyawan saat mereka check-in / out kerja. Perusahaan dapat menggunakan tablet yang diinstal dengan software kehadiran atau meminta karyawan untuk menginstal software kehadiran di ponsel mereka. Dibandingkan dengan cara lama, cara baru ini lebih hemat waktu, sederhana, dan efisien.
Di HRMLabs, kami menyediakan aplikasi untuk mencatat kehadiran. Karyawan dapat dengan mudah check-in dan check-out dengan smartphone mereka. Metode ini juga meminimalkan kecurangan karena aplikasi kami mengambil foto karyawan saat mereka check-in / out. Lebih mudah bagi perusahaan untuk melacak karena data akan otomatis tercatat dan dihasilkan sebagai laporan kehadiran.
Data dapat digunakan untuk proses lain seperti penggajian dan manajemen cuti. Bukankah menarik untuk mencoba teknologi baru ini? Hubungi kami di sini untuk melihat lebih jauh tentang pencatatan kehadiran HRMLabs.
