Menjelang akhir tahun, tim HR di seluruh Indonesia mulai bersiap menghadapi salah satu momen tersibuk payroll akhir tahun. Ada bonus akhir tahun, penyesuaian PPh21, rekonsiliasi BPJS, hingga cuti bersama, semuanya harus dipastikan akurat sebelum tahun ditutup.
Kalau tidak dipersiapkan dari sekarang, payroll akhir tahun bisa berubah jadi sumber stres. Tapi dengan langkah yang tepat, semuanya bisa berjalan jauh lebih mulus.
Berikut hal-hal penting yang wajib diperbarui tim HR sebelum menjalankan payroll akhir tahun.
Perbarui Data Karyawan
Kita mulai dari yang paling mendasar, karena data karyawan yang tidak lengkap adalah penyebab utama kesalahan payroll.
Pastikan informasi berikut sudah terbaru:
- Nomor KTP & NPWP
- Nomor rekening dan nama bank
- Alamat domisili
- Status kawin untuk kebutuhan PPh21
- Jabatan dan perubahan grade
- Karyawan resign, kontrak habis, atau diperpanjang
Data yang tidak diperbarui bisa membuat perhitungan PPh21 salah, potongan BPJS tidak sesuai, atau bahkan gaji salah transfer.
Finalisasi Lembur, Tunjangan, dan Klaim
Akhir tahun biasanya banyak klaim yang menumpuk, mulai dari transportasi, perjalanan dinas, makan, sampai reimburse kesehatan.
Hal yang harus dipastikan:
- Menyetujui semua klaim sebelum cut-off
- Mengonfirmasi jam lembur secara akurat
- Menginput bonus, komisi, atau insentif proyek
- Memverifikasi tunjangan tambahan di bulan Desember
Langkah ini penting agar payroll Desember mencatat seluruh hak karyawan.
Cek Sisa Cuti & Aturan Cuti Bersama
Setiap perusahaan di Indonesia punya kebijakan cuti berbeda, ada yang hangus, ada yang bisa carry forward, ada yang bisa diuangkan.
Menjelang akhir tahun, HR perlu:
- Mengingatkan karyawan untuk menghabiskan cuti yang akan hangus
- Memproses cuti yang diuangkan (jika berlaku)
- Mencatat cuti bersama yang ditetapkan pemerintah
- Memastikan semua pengajuan cuti akhir tahun sudah masuk ke sistem
Kesalahan pencatatan cuti adalah salah satu penyebab payroll bermasalah di Desember.
Pastikan BPJS & PPh21 Sudah Tepat
Akhir tahun adalah waktu yang tepat untuk melakukan rekonsiliasi BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan PPh21.
Periksa:
- Upah wajib lapor BPJS
- Perubahan gaji pokok atau tunjangan tetap
- Kepatuhan batas atas & batas bawah BPJS
- Perhitungan PPh21 untuk bonus akhir tahun
- Status PTKP (K/0, K/1, K/2, dst.)
Bulan Desember biasanya ada bonus, yang berarti perhitungan PPh21 bisa lebih kompleks. Kesalahan kecil bisa membuat selisih pajak cukup besar.
Siapkan Rekap Pajak Tahunan Karyawan (PPh21)
Walau pelaporannya baru dilakukan awal tahun, datanya perlu disiapkan dari sekarang.
Pastikan:
- Bukti potong PPh21 lengkap
- Tunjangan atau fasilitas yang menjadi objek pajak sudah tercatat
- Bonus, komisi, dan lembur sudah dilaporkan dengan benar
- Data NPWP/NIK konsisten dan tidak typo
Semakin rapi datanya sekarang, semakin lancar pelaporan pajaknya nanti.
Konfirmasi Kenaikan Gaji, Promosi, dan Perpanjangan Kontrak 2026
Akhir tahun adalah momen umum untuk evaluasi dan penyesuaian karyawan.
HR perlu memastikan:
- Kenaikan gaji yang berlaku mulai Januari
- Promosi atau perubahan jabatan
- Kontrak karyawan PKWT yang diperpanjang
- Perubahan tunjangan atau benefit di 2026
Semua ini harus masuk sebelum menjalankan payroll Januari agar tidak ada revisi di tengah jalan.
Pastikan Sistem HR & Payroll Sudah Sinkron
Jika perusahaan masih memakai sistem terpisah untuk absensi, cuti, klaim, dan payroll, pastikan semuanya tersinkron dengan baik.
Ketidaksesuaian data bisa membuat:
- Gaji salah potong
- Lembur tidak masuk
- Cuti tidak terhitung
- Pajak atau BPJS keliru
Akhir tahun adalah waktu yang tepat untuk mengevaluasi apakah sistem HR Anda sudah cukup membantu atau justru bikin ribet.
HRMLabs Membantu Menutup Tahun Tanpa Drama
Daripada mengerjakan semuanya manual, HRMLabs membantu perusahaan Indonesia mengotomatisasi seluruh proses payroll dan HR akhir tahun.
Dengan HRMLabs, Anda mendapatkan:
- Perhitungan otomatis BPJS dan PPh21
- Sinkronisasi absensi, cuti, klaim, dan payroll
- Rekap dan bukti potong pajak siap pakai
- Data karyawan lebih rapi dan aman
- Lembur & tunjangan dihitung otomatis
- Tidak perlu lagi spreadsheet berulang-ulang
Kesimpulan
Payroll akhir tahun memang menantang, tapi dengan persiapan yang tepat dan sistem HR yang terintegrasi, semuanya bisa berjalan jauh lebih mudah. HR bisa menutup 2025 dengan tenang dan menyambut 2026 dengan sistem yang lebih modern dan efisien.
