Apa itu Reimburse?

Reimburse, istilah yang mungkin belum familiar bagi beberapa orang, namun memiliki peran penting dalam dunia kerja. Bagi perusahaan, kebijakan reimburse bisa sangat bervariasi, mencerminkan nilai-nilai dan konsep perusahaan masing-masing.

Yuk, kita telusuri lebih dalam tentang apa itu reimburse, bagaimana perusahaan menerapkannya, dan mengapa ini penting bagi pekerja dan perusahaan.

Apa Itu Reimburse?

Reimburse secara sederhana adalah proses penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan untuk keperluan pekerjaan. Ini bisa meliputi biaya perjalanan dinas, akomodasi, makanan, atau pembelian bahan untuk proyek tertentu.

Reimburse adalah cara bagi perusahaan untuk memastikan bahwa karyawan tidak harus menanggung biaya operasional mereka sendiri.

Kebijakan Perusahaan

Tiap perusahaan mungkin menerapkan kebijakan reimburse berbeda-beda. Namun, secara garis besar jenis-jenisnya bisa dikelompokkan seperti berikut:

Reimburse 100%

Beberapa perusahaan memiliki kebijakan yang sangat longgar mengenai reimburse, di mana mereka akan mengganti semua biaya yang dikeluarkan oleh karyawan. Ini mungkin mencakup tiket pesawat, hotel, makanan, dan bahkan hiburan di tempat tujuan.

Kebijakan ini bertujuan untuk memberikan kenyamanan maksimal bagi karyawan, mendorong mereka untuk fokus pada tugas-tugas mereka tanpa harus khawatir tentang biaya yang dikeluarkan.

Reimburse dengan Batasan

Ada perusahaan yang menerapkan batasan pada jumlah yang akan mereka reimurse. Misalnya, perusahaan mungkin hanya akan mengganti biaya makanan hingga jumlah tertentu per hari, atau membatasi biaya penginapan hingga kisaran harga tertentu.

Hal ini bertujuan untuk mengontrol biaya perusahaan dan memastikan bahwa pengeluaran tetap dalam batas yang wajar.

Reimburse dengan Persetujuan Pra-Pencairan

Ada juga perusahaan yang menerapkan proses persetujuan pra-pencairan, di mana karyawan harus mendapatkan persetujuan dari atasan atau departemen terkait dahulu sebelum mereka dapat melakukan pembelian atau pengeluaran tertentu.

Ini bertujuan untuk menghindari pemborosan dan memastikan bahwa setiap pengeluaran memiliki perencanaan dan manfaat bagi perusahaan.

Syarat Pengeluaran bisa Diajukan sebagai Reimburse

Tidak semua pengeluaran bisa diajukan sebagai reimburse, oleh karena itu penting bagi karyawan untuk memahami jenis pengeluaran yang memenuhi syarat untuk diajukan sebagai reimburse.

1. Pengeluaran terkait dengan pekerjaan: Karyawan hanya dapat mengajukan permohonan reimburse untuk pengeluaran yang berkaitan dengan tugas atau kegiatan pekerjaan yang dilakukan untuk kepentingan perusahaan.
2. Mengikuti prosedur yang ditentukan: Karyawan harus mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan dalam mengajukan permohonan. Termasuk melampirkan bukti-bukti pembayaran yang valid.
3. Waktu pengajuan: Karyawan harus mengajukan permohonan dalam waktu yang telah ditentukan oleh perusahaan, seperti: segera setelah pembayaran dilakukan atau sebelum akhir periode payroll. Hal ini penting untuk diperhatikan agar permohonan dapat diproses dengan cepat.

Cara Mengajukan

Meskipun saat ini banyak metode reimburse, pada dasarnya cara pengajuan reimburse memiliki poin-poin yang sama.

1. Mengumpulkan Bukti-Bukti Pembayaran: Karyawan harus menyimpan dan mengumpulkan semua bukti pembayaran yang berkaitan dengan pengeluaran yang ingin di-reimburse.
2. Mengisi formulir permohonan: Karyawan perlu mengisi formulir permohonan reimburse yang disediakan oleh perusahaan, mencantumkan rincian pengeluaran serta informasi yang diperlukan lainnya.
3. Melampirkan bukti-bukti pembayaran: Karyawan perlu melampirkan bukti-bukti pembayaran yang valid, seperti struk atau faktur, sebagai bukti bahwa pengeluaran tersebut telah dilakukan.
4. Mengajukan permohonan: Setelah formulir dan bukti-bukti pembayaran lengkap, karyawan dapat mengajukan permohonan kepada departemen atau staf yang bertanggung jawab. Pastikan kamu sudah memeriksa semua poin dan nominal dengan teliti.

Kelemahan Proses Reimburse Konvensional

Meskipun memberikan manfaat bagi perusahaan dan karyawan, proses reimburse memiliki beberapa kekurangan yang perlu diperhatikan.

1. Waktu Proses Terlalu Lama: Salah satu kekurangan utama dari proses konvensional adalah lamanya waktu yang dibutuhkan untuk pencairan dana. Proses ini melibatkan beberapa tahapan pengecekan dan verifikasi, yang menyebabkan pencairan dana bisa memakan waktu hingga 14 hari kerja atau bahkan berbulan-bulan. Hal ini dapat membuat karyawan merasa enggan untuk mengajukan reimbursement, terutama jika jumlahnya dianggap kecil. Sehingga menyebabkan karyawan tidak mendapatkan kembali dana yang seharusnya menjadi haknya.
2. Kehilangan Bukti Transaksi: Perusahaan memerlukan bukti transaksi pembayaran yang asli dan sah untuk melakukan reimburse. Jika karyawan kehilangan bukti tersebut, maka uang yang seharusnya menjadi hak karyawan tidak akan dicairkan. Oleh karena itu, sangat penting bagi karyawan untuk menyimpan bukti pengeluaran, seperti bon, kuitansi, faktur, invoice, atau nota, di tempat yang aman.
3. Mengalami Keterlambatan: Alur reimbursement cukup panjang dan bisa mengalami keterlambatan karena terdiri dari beberapa tahap. Karyawan masih harus menunggu pencairan dana setelah pengajuan mereka diterima. Kendala ini sering disebabkan oleh arus kas yang terbatas di perusahaan, yang dapat menyulitkan karyawan. Terutama jika mereka membutuhkan dana tersebut dalam waktu singkat.
4. Pengajuan Belum Tentu Disetujui: Tidak semua pengeluaran pribadi saat perjalanan bisnis akan diganti oleh perusahaan. Bahkan jika uang tersebut digunakan untuk kepentingan perusahaan. Contohnya, bertemu dengan klien tanpa izin dari atasan atau surat jalan dari perusahaan, mengikuti pelatihan di luar rekomendasi perusahaan, atau menggunakan pulsa di luar kepentingan kegiatan perusahaan.

Solusi agar Reimburse Lebih Cepat

Dengan memahami kekurangan-kekurangan dalam proses konvensional seperti yang telah dijelaskan di atas, penting bagi perusahaan untuk mencari solusi yang lebih efisien dan efektif dalam mengelola reimbursement.

Salah satu solusi yang dapat dipertimbangkan adalah menggunakan software HR dan Payroll berbasis cloud, seperti yang ditawarkan oleh HRMLabs. Dengan fitur lengkap dan dukungan yang handal, solusi seperti ini dapat membantu perusahaan mengatasi sejumlah masalah yang terkait dengan proses reimburse, meningkatkan efisiensi, dan memastikan karyawan mendapatkan hak mereka dengan lebih cepat dan mudah.

Hubungi HRMLabs untuk mendapatkan solusi HR dan Payroll bagi bisnis Anda!