Kesalahan manusia dan karyawan yang berbohong tentang kehadiran dapat menjadi tantangan utama bagi bisnis yang sedang berkembang. Sekalipun perusahaan hanya memiliki karyawan di bawah 50 orang, kesalahan manusia terkait dengan input dan penghitungan penggajian bisa jadi sangat mengganggu operasional perusahaan.
Faktanya, kesalahan manusia ternyata menjadi penyebab nomor satu kesalahan dalam akuntansi perusahaan. Ini sangat umum terjadi saat memasukkan data secara manual seperti informasi kehadiran yang tidak akurat. Sehingga penghitungan penggajian pun menjadi salah.
Jika kamu masih mengandalkan lembar waktu manual dan sistem lama, kamu mungkin ingin mempertimbangkan untuk meningkatkan ke software kehadiran yang menawarkan solusi yang lebih hemat biaya. Penggunaan software kehadiran juga dapat membantu mengurangi kesalahan pencatatan yang mungkin timbul apabila masih mencatat kehadiran secara manual.
Seiring pertumbuhan bisnis, memastikan bahwa perusahaan memiliki sistem kehadiran yang efisien menjadi semakin penting. Lihat 5 alasan di bawah ini mengapa perusahaan sangat membutuhkan software kehadiran.
1. Mencegah Karyawan Berbohong Tentang Kehadiran
Masalah utama dengan lembar kehadiran manual atau punch card adalah adanya peluang dimana karyawan bisa berbohong mengenai kehadirannya. Ada praktik yang dikenal sebagai “buddy punching”, di mana satu karyawan mencatatkan kehadiran untuk karyawan lain.
Dengan software kehadiran, kamu dapat memastikan bahwa karyawan benar-benar hadir karena software kehadiran dapat membantu perusahaan mencatat kehadiran secara otomatis dengan fitur pengambilan biometrik atau foto karyawan. Beberapa software kehadiran juga mempunyai fitur dimana karyawan hanya dapat mencatat kehadirannya di tempat tertentu.
2. Hemat Biaya
Mewajibkan departemen HRD untuk memasukkan informasi penggajian secara manual dan jam kerja untuk semua karyawan bukan hanya tidak efisien, tetapi juga akan merugikan perusahaan. Selain itu, sistem pencatatan kehadiran manual sudah terlalu kuno dan tidak ditujukan untuk bisnis yang sedang berkembang.
Dengan software kehadiran, kamu dapat menghemat biaya dengan mengurangi adanya kesalahan penggajian, bersama dengan manfaat lainnya. Selain itu, kamu dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas sehingga perusahaan dapat menghemat biaya yang cukup besar.
3. Pencatatan Secara Real-time
Salah satu tugas yang paling membingungkan untuk setiap departemen HRD adalah melacak jam kerja karyawan. Saat ini pekerjaan tersebut dibuat lebih sederhana dengan adanya software kehadiran. Solusi tersebut membantu perusahaan mengawasi waktu yang dihabiskan oleh karyawan. Kamu dapat melihat karyawan mana yang sedang bekerja atau yang sedang cuti. Setiap aktivitas check-in/out dicatat dan langsung dikirim ke database pusat. Ini membuat semua informasi tersedia dalam real-time.
4. Proses Penggajian Yang Akurat
Dengan pelacakan waktu yang akurat, ini mencegah kesalahan penghitungan penggajian dan memberikan proses penggajian yang akurat. Software kehadiran juga membantu departemen HRD mencatat waktu kedatangan dan pulang karyawan secara akurat dan otomatis. Data disimpan dalam satu platform terpusat sehingga akan memudahkan staf HRD untuk melihatnya.
5. Kepatuhan peraturan
Pencatatan waktu dan kehadiran secara manual biasanya akan menghasilkan pencatatan waktu yang tidak akurat sehingga perusahaan tidak mengetahui apakah ada karyawan yang bekerja lembur. Atau perusahaan tidak mengetahui sudah berapa jam lembur yang karyawan habiskan. Hal ini tentu akan mengganggu kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan.
Software kehadiran otomatis membantu perusahaan untuk tetap mematuhi peraturan terutama jam lembur. Sistem akan mengirim peringatan jika jam lembur sudah mencapai batas maksimal. Semua informasi ini dapat membantu perusahaan membuat kebijakan kehadiran dan menjaga kepatuhan pada perundang-undangan pada saat yang bersamaan.
Inilah alasan mengapa setiap bisnis harus mulai menggunakan software kehadiran. Jika ada peningkatan ketidakhadiran atau kesalahan penggajian, maka ini bisa menjadi waktu yang tepat untuk mempertimbangkan untuk mengganti sistem kehadiran.
Hubungi kami disini dan tim kami akan dengan senang hati menjelaskan solusi untuk manajemen waktu perusahaanmu.
