Departemen HRD hampir selalu ada di setiap perusahaan. Mereka menangani banyak hal seperti proses rekruitmen, hubungan antar karyawan, penggajian, bahkan pelatihan. Karena mereka berurusan dengan karyawan dan pemberi kerja pada saat yang sama, mereka harus sangat berhati-hati agar tidak melakukan kesalahan apapun. Departemen HRD membutuhkan cara-cara untuk mempermudah pekerjaan mereka.
Beberapa tugas harian staf HRD meliputi:
- Berdiskusi dengan pemimpin perusahaan untuk mengidentifikasi kebutuhan dan kualifikasi kandidat yang diinginkan
- Mewawancarai pelamar tentang pengalaman, pendidikan, dan keterampilan mereka
- Menghubungi referensi dari pelamar dan melakukan pemeriksaan latar belakang
- Memberi tahu pelamar tentang detail pekerjaan seperti tunjangan dan ketentuan perusahaan
- Merekrut kandidat yang memenuhi syarat
- Melakukan orientasi karyawan baru
- Memproses dokumen
Sedangkan manajer HRD biasanya mempunyai tugas:
- Merencanakan dan mengkoordinasikan karyawan untuk bekerja dengan sebaik-baiknya
- Menyelesaikan masalah antara manajemen dan karyawan
- Memberi tahu manajer tentang kebijakan seperti kesempatan kerja yang setara
- Mengkoordinasikan dan mengawasi pekerjaan para spesialis dan staf
- Mengawasi proses perekrutan
- Menmberikan prosedur disipliner kepada karyawan
Banyak hal yang harus dilakukan di departemen HRD, jadi pekerjaan apa yang bisa disederhanakan?
Penggajian
Penggajian adalah salah satu proses paling rumit di departemen HRD. Setiap karyawan mungkin memiliki gaji dan tunjangan yang berbeda, itulah sebabnya proses penggajian menjadi rumit. Jika dilakukan secara manual, proses ini rentan terhadap kesalahan manusia dan dapat memakan banyak waktu dan sumber daya. Proses penggajian juga terkait dengan dikeluarkannya slip gaji. Bayangkan memberikan print out slip gaji kepada setiap karyawan, berapa banyak waktu dan kertas yang terbuang untuk proses ini setiap bulannya.
Software penggajian dapat mengotomatiskan pemrosesan penggajian perusahaan dan membantu mematuhi peraturan pemerintah. Software penggajian juga bisa membantu menghitung pajak dan iuran BPJS serta menerbitkan slip gaji. Sehingga akan jauh lebih efisien dan hemat biaya bagi perusahaan.
Kehadiran
Pencatatan kehadiran perlu disederhanakan dan didigitalkan untuk memastikan efisiensi di departemen HRD. Jika dilakukan secara manual, departemen HRD mungkin menghadapi beberapa kesulitan. Jika disederhanakan dan didigitalkan, maka akan lebih mudah untuk memantau kehadiran karyawan, pola kerja, jam lembur. Pencatatan kehadiran digital juga dapat disinkronkan dengan sistem penggajian. Sehingga akan mengurangi waktu dan biaya yang dihabiskan untuk pencatatan kehadiran.
Cuti
Proses cuti membutuhkan waktu berhari-hari untuk disetujui atau ditolak. Karyawan harus pergi ke manajer / supervisor mereka untuk meminta cuti dan kemudian ke departemen HRD untuk menyerahkan dokumen cuti. Hanya untuk mengetahui bahwa mereka tidak memiliki sisa cuti. Jika kita menyederhanakan proses ini dengan mendigitalkan proses cuti, karyawan dapat memeriksa sendiri saldo cuti mereka. Selain itu, karyawan dapat meminta cuti melalui website atau ponsel mereka. Manajer / supervisor dapat menyetujui atau menolak permintaan cuti dengan segera. Staf HRD juga dapat melihat karyawan mana yang sedang cuti atau sedang mengajukan cuti.
Pekerjaan-pekerjaan HRD dapat disederhanakan dengan software HRMS. Sebagian besar software HRMS memiliki fitur-fitur dasar seperti manajemen penggajian, manajemen kehadiran, dan manajemen cuti. Beberapa di antaranya juga menyediakan fitur tambahan seperti manajemen inventaris, penilaian kinerja, dan manajemen pelatihan.
HRMLabs menyediakan semua fitur yang disebutkan di atas. Kami membantu perusahaan mendigitalkan departemen HRD mereka agar menjadi lebih efisien. Software kami dapat diskalakan sehingga perusahaan di industri apa pun dapat menggunakan HRMLabs.
Ayo jadwalkan DEMO GRATIS untuk mengetahui bagaimana HRMLabs dapat membantu departemen HRD perusahaanmu.
